Accord de sous-traitance (DPA)

Dernière mise à jour : 17 août 2026. Cet accord fait partie intégrante des conditions générales de vente et prévaut sur elles pour ce qui concerne le traitement de données à caractère personnel.

1. Parties et qualités

Le client est le responsable du traitement au sens de l'article 4, 7) du RGPD pour les données qu'il confie au service. Valaroc SRL, Bois d'Hennessy 3, 1310 La Hulpe, BE 1040.743.385, est le sous-traitant au sens de l'article 4, 8). Le présent accord constitue le contrat écrit exigé par l'article 28.3 du RGPD.

2. Objet, durée, nature et finalité

Objet. La fourniture du service comptik de tenue comptable assistée : réception et analyse de pièces, écritures, déclarations TVA, comptes annuels, e-facturation Peppol, salaires et fonctions associées souscrites.

Durée. Le traitement dure le temps du contrat d'abonnement, puis le temps de l'export et de la suppression prévus à l'article 9.

Nature et finalité. Collecte, structuration, conservation, consultation, communication aux administrations mandatées et effacement, aux seules fins d'exécuter le contrat et les obligations comptables et fiscales du client.

3. Catégories de personnes et de données

Personnes concernées. Dirigeants et associés du client, ses salariés, ses clients, ses fournisseurs, ses contacts professionnels.

Catégories de données. Données d'identification et de contact, données professionnelles, données bancaires et de paiement, données de facturation, données de rémunération lorsque l'option salaires est souscrite, contenu des pièces transmises.

Le service ne requiert aucune catégorie particulière de données au sens de l'article 9 du RGPD. Le client s'abstient d'en transmettre. Lorsque l'option salaires est souscrite, certaines données de paie peuvent révéler indirectement des informations relevant de l'article 9 (absences pour maladie) ; elles sont traitées au titre de l'article 9.2, b) sur la base des obligations sociales du client.

4. Instructions documentées

Valaroc SRL traite les données uniquement sur instruction documentée du client. Les présentes, les CGV et l'usage du service par le client valent instructions. Toute instruction complémentaire se donne par écrit.

Si Valaroc SRL est tenue par le droit de l'Union ou d'un État membre de procéder à un traitement en dehors de ces instructions, elle en informe le client avant, sauf interdiction légale pour motif d'intérêt public important.

Valaroc SRL informe immédiatement le client si une instruction constitue selon elle une violation du RGPD ou d'une autre disposition relative à la protection des données.

5. Confidentialité des personnes autorisées

Valaroc SRL veille à ce que les personnes autorisées à traiter les données s'engagent à la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée. L'accès est limité à ce qui est nécessaire, tracé, et retiré au départ de la personne.

6. Sécurité du traitement

Compte tenu de l'état des connaissances, des coûts et des risques, Valaroc SRL met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées au sens de l'article 32, notamment :

7. Sous-traitants ultérieurs

Le client autorise de manière générale Valaroc SRL à recourir à des sous-traitants ultérieurs. Leur liste à jour, leur rôle et leurs garanties figurent dans la politique de confidentialité.

Toute adjonction ou remplacement est annoncé au client avant activation. Le client peut s'y opposer par écrit, pour un motif raisonnable tenant à la protection des données, dans les quinze jours de l'annonce. À défaut d'accord, il résilie sans indemnité avec effet à la date d'activation.

Valaroc SRL impose contractuellement à chaque sous-traitant ultérieur les mêmes obligations que celles du présent accord et demeure pleinement responsable de leur exécution.

8. Assistance au responsable de traitement

Droits des personnes. Valaroc SRL aide le client, par des mesures techniques et organisationnelles appropriées, à répondre aux demandes d'exercice des droits (accès, rectification, effacement, limitation, portabilité, opposition). Les fonctions d'export et de suppression du service y pourvoient directement. Toute demande reçue directement d'une personne concernée est transmise au client sans y répondre.

Violation de données. Valaroc SRL notifie au client toute violation de données le concernant sans retard injustifié et au plus tard quarante-huit heures après en avoir pris connaissance, avec les éléments utiles à la notification que le client doit faire dans les soixante-douze heures à l'Autorité de protection des données (article 33).

Analyses d'impact. Valaroc SRL aide le client, dans la limite des informations dont elle dispose, pour les analyses d'impact et la consultation préalable (articles 35 et 36).

9. Sort des données à la fin du contrat

Au choix du client exprimé au plus tard à la fin du contrat, Valaroc SRL supprime ou restitue les données. À défaut de choix exprimé, le client dispose de trente jours après la fin du contrat pour exporter l'intégralité de son dossier, puis Valaroc SRL supprime ou anonymise les données dans les soixante jours et le confirme par écrit sur demande.

Les copies existant dans les sauvegardes chiffrées s'effacent selon leur cycle de rotation, d'une durée maximale de trente-cinq jours. Les données dont la conservation est imposée par le droit de l'Union ou belge sont conservées le temps prescrit, à cette seule fin.

10. Audit et mise à disposition des informations

Valaroc SRL met à la disposition du client toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect de l'article 28, et permet la réalisation d'audits, y compris des inspections, par le client ou un auditeur qu'il mandate.

Ces audits ont lieu au maximum une fois par an, sauf incident de sécurité ou demande d'une autorité de contrôle, sur préavis écrit de trente jours, pendant les heures ouvrables, sans perturber l'exploitation et sous engagement de confidentialité de l'auditeur. Les frais sont à charge du client, sauf si l'audit révèle un manquement substantiel de Valaroc SRL.

11. Transferts hors Union européenne

Le traitement et l'hébergement ont lieu dans l'Union européenne. Lorsqu'un sous-traitant ultérieur implique un transfert vers un pays tiers, celui-ci n'a lieu que sur la base d'une décision d'adéquation ou de clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne, assorties des mesures supplémentaires nécessaires. Ces transferts et leurs garanties sont documentés dans la politique de confidentialité.

12. Intelligence artificielle

Le service recourt à des prestataires d'intelligence artificielle pour préparer certains contenus. Ils interviennent comme sous-traitants ultérieurs, sous engagement contractuel de ne pas réutiliser les données pour entraîner leurs modèles. Les résultats produits sont soumis à la validation du client ou de son expert-comptable.

13. Responsabilité

La responsabilité entre les parties au titre du présent accord suit l'article 6 des conditions générales de vente, sans préjudice de l'article 82 du RGPD, qui régit la réparation due aux personnes concernées et la répartition entre responsable et sous-traitant.

14. Contact

Toute question relative au présent accord se pose via notre formulaire de contact. Le client peut également saisir l'Autorité de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles.